「採用率がグンと上がる職務経歴書の作成方法」

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職務経歴書の作成でつまづいている人も多いのではないでしょうか?
転職活動をする上で避けて通れないのが「職務経歴書」です。

初めての転職を考えている人は、職務経歴書の存在すら知らなかった人もいると思います。
既に転職活動中で、書類選考で落ちてしまい、自身の書類のいったい何が悪いのか分からない人もいると思います。

ここでは、職務経歴書を有効的に使って採用率をグンと上げる方法を説明します。
職務経歴書を書く上でのポイントをおさえて、有利に転職活動を進めていきましょう。


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1.職務経歴書とは

作成方法について解説していく前に職務経歴書がどういったものなのかをご説明していきます。
初めての転職で、そもそも職務経歴書がどういったものなのか分からない人もいるでしょう。
職務経歴書がどういった書類なのか理解できていれば作成がスムーズに行えるようになります。

まず簡単に、職務経歴書とはどういったものなのかを説明します。

 

職務経歴書とは、履歴書の職歴の項目で記載した内容について深くまで掘り下げ、
「前職ではどのような内容の業務をしてきて、どのような実績を上げてきたか」を企業側に伝え、
その上で「この企業で活かせる能力を持っている」ということをアピールできる書類です。

履歴書とは違い、一歩踏み込んだ内容になります。
担当した業務の詳細、業務での実績や評価、業務を通じて身に付けたスキルなどを書く必要があります。

1-1.職務経歴書の重要性

転職活動を行う上で、職務経歴書はとても重要な書類です。
なぜ重要なのか?それはあなたのこれまでの経験を記載する書類だからです。
採用担当者はあなたの経験をかなり重視してきます。
そのデータがありますのでみていただきたいと思います。

転職サイトDODAが中途採用担当者1,000人に応募書類で重視するポイントについて、
アンケートを取っていましたのでそちらの結果を載せておきます。

<採用担当者が応募書類で重視するポイント>

1位 2位 3位 4位 5位
営業系 経験 スキル 年齢 志望動機 仕事の成果
企画・管理系 経験 スキル 年齢 志望動機 自己PR
IT・通信系 経験 スキル 年齢 仕事の成果 志望動機
建築・土木系 経験 スキル 年齢 資格 志望動機
化学・食品系 経験 スキル 年齢 志望動機 資格
電気・機械系 経験 スキル 年齢 志望動機 資格
販売・サービス系 経験 年齢 志望動機 スキル 自己PR
金融系 経験 スキル 仕事の成果 資格 年齢
クリエイティブ系 経験 スキル 年齢 仕事の成果 志望動機

参考元:URL https://doda.jp/guide/saiyo/007.html

どの職種でも圧倒的に多かったのが経験、次にスキルとなっています。
そのため、あなたの経歴=経験から培ったスキルを記入する職務経歴書が選考の際に重要視される訳です。
職務経歴書をしっかりと作成できていれば採用確率が格段に上がると言っても過言ではありません。

また、書類選考の段階で、人事担当者の興味を引くことが出来ていれば、その後の面接でとても有利になります。
興味のないものは、必要のないものだと脳が捉え、その情報をシャットダウンします。
興味のあるものは、必要なものだと脳が捉え、その情報をインプットします。
興味があるかないかで、相手の反応は大きく変わります。

書類選考の段階で、相手に話を聞いてもらえる状態をつくることによって、
本来の自身の能力を十分に相手に伝えることができ結果、採用率アップに繋がります。
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2.職務経歴書の作成方法

では実際に、職務経歴書の作成方法について説明していきます。

・パソコンでの制作

職務経歴書はパソコンでの制作をオススメします。
人事担当者はweb上で職務経歴書を見ることが多いからです。
また管理もweb上で行う事がほとんどです。
もちろん「直筆で」という指定がある場合は直筆で作成しましょう。

・枚数は「2枚」

枚数に関しては2枚がベストです。
1枚では、PRが十分に出来ず内容が不十分になりがちです。
3枚以上では内容が多すぎて、本当に伝えたいことが相手に伝わりにくくなります。
コンパクトに要点をおさえ、2枚にまとめましょう。

・文字の大きさは、本文10-12pt、タイトル14-18pt

文字の大きさは、小さいと見づらく、大きいとサボっていると思われます。
本文は10-12pt、タイトルや見出しは14-18ptが適切です。

・日付表記は統一

西暦、元号どちらでも構いませんが、表記はどちらかに統一しましょう。
基本的には元号で記入される方が多いです。

このポイントをおさえた上で、職務経歴書の作成に取り掛かりましょう。
そして一通り完成したら何度も見直しを行い誤字脱字が無いか、
客観的に見て読みやすく、要点が伝わりやすく書けているか確認しましょう。

2-2.職務経歴書の基本的な構成

ここでは、職務経歴書の基本的な構成についてご説明していきます。
職務経歴書にはいくつか形式があるのですが、
初めて書く方や慣れていない方は編年体式と呼ばれる形式で職務経歴書を作成していくのがいいでしょう。
個人的には編年体式が一番書きやすい形式かと思います。

編年体式とは簡単に言うと、経歴を古いものから順に記入する書き方です。
この形式が最も一般的とされています。
構成としては、入社、異動、昇進、退職など見出しに沿って職務内容を記入していくものになります。
順番に見ていくため、比較的書きやすいのが特徴です。
時系列に沿って書けるため頭で整理しながら書くことができるのもメリットと言えます。

ちなみに、職務経歴書だからといって記入する項目は難しいものではありません。
中身は重視されますが、項目については割と基本的なものがほとんどです。
決まった書式についても特にありませんので、下記で基本的な職務経歴書の書き方についてご紹介していきます。

職務経歴書

平成28年○月○日現在

氏名 ○○ ○○

<経歴概要>

※長くても5行で簡単に職務経歴をまとめます。採用担当者があなたの経験を一目でわかるように書くのがポイントです。

<応募職種>

○○職など

<職務経歴>

株式会社○○ 平成20年4月~平成24年3月

事業内容:  資本金:  従業員数:

※採用担当者がどんな会社に所属していかのか分かるよう最初に会社概要を書きます。

 

平成20年4月 ○○部に配属

※○年○月配属(入社、異動、昇進、退職など)職務内容、実績、取り組みなどを分かりやすく簡潔に書きましょう。受賞経験がある場合はそちらも記入してください。

職務内容、実績については3~5行程度にまとめましょう。

<資格・スキル>

※職務に関連した資格やスキル(PCスキルや語学力など)を書きます。応募先の企業に対してアピールにならないものは記入しなくて大丈夫です。

<自己PR・志望動機>

※履歴書でも書く内容になりますが、全く同じ内容にならないように注意しましょう。志望動機は場合によっては省略しても構いません。似た内容だとしても、具体的な経験やエピソードを付け加えるなどして説得力を増すようにしてください。

以上の項目について具体的にわかりやすく書くことを心がけましょう。
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3.採用率を上げるために大切なポイント

職務経歴書の作成にあたって、書類選考を突破し、採用率を上げるために大切なポイントについて説明していきます。

・分かりやすく相手に伝わるように

職務経歴書は、自身の能力を相手に伝える書類です。
職務経歴書は日記などとは違い、読んでもらうことを前提に書く書類です。
自身が伝えたいことと、相手が知りたいと思っていることは違う可能性があります。

そして、自身が前職での当たり前だったことは、周りからすると当たり前ではないことがほとんどです。
前職内での業界用語や、表現の仕方は使用しない方が適切ですが、使用する場合は説明文などを入れましょう。
読んでもらう相手がいることを踏まえて、相手の気持ちに立って制作しましょう。

・応募企業にとってプラスになる存在だという事を伝える

応募企業が転職希望者に求めることは、即戦力です。
これまでの職歴で培ってきた経験やスキルが、企業の発展に繋がり、利益を生む存在であることを伝えましょう。

また、これまでの職務の業務内容が、応募企業の業務内容と違うからといって、悲観することはありません。
今までとはガラリと業務内容が変わったとしても、前職での経験やスキルが活かせる部分は大いに存在します。

例えば、技術職から営業職への転職を希望した場合、
「技術職の時に誇りを持って、ものづくりをしていたことで、
営業職に転職した時に、商材の価値や制作者の思いをくみ取ることができ、消費者にアピールすることができる」
というように、一見共通性が無さそうな業種でも活かせる部分はあります。

・具体的な数字や成績を入れる

ポイントは「具体的に」です。
これまでの職務でどのような業務を任され、具体的にどれくらい会社の発展に貢献したかを、はっきりと記載しましょう。
企業は実績を重視します。
採用するかしないかを判断する時に、この人材を採用した時にどれくらい会社の利益になるのかを考えます。

その判断に直結してくるのが「数字」や「実績」です。
具体的な数字や実績が記載されていれば、人事担当者に
「この人材を採用すれば会社にこれくらいの利益がうまれる」
とイメージを持ってもらいやすく、自身が応募企業にメリットを生む存在であることをアピールできます。

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4.職務経歴書を送付する時に気をつける4つの注意点

職務経歴書が完成したら応募企業に送付します。
このときの4つの注意点についてです。

・送る前にコピーをとっておく

・送付状を添付する

・応募書類を入れる封筒の書き方・送り方

・メール応募の場合は、PDF形式

以下でこれらの注意点について詳しく説明していきます。

・送る前にコピーをとっておく

書類を送る前に必ずコピーをとっておきましょう。
コピーをとっておくことで、送ってからも見直すことができ、また面接の練習にも使えます。
忘れずにコピーをとりましょう。

・送付状を添付する

書類を送付する際、送付状を添付することはビジネスマナーです。
またこの送付状を上手く利用することで、人事担当者にアピールすることができます。

まず、応募もしくは希望業種を明記し、同封している書類、ここでは履歴書と職務経歴書を明記します。
そして、同封している履歴書、職務経歴書に興味を持ってもらう為に、簡単なアピール文を書いておきましょう。

このアピール文がポイントで、少しでも興味を持たせられる事が出来れば上出来です。
少しでも興味があれば、人事担当者も見たいという意欲がある為、中身もしっかり見てくれます。
興味があるものとないものでは見る側の姿勢が違う為、圧倒的に興味があるものの方が有利です。

・応募書類を入れる封筒の書き方・送り方

まずは書き方ですが、宛先住所は都道府県から記入します。
社名は、㈱などを使わず正式名称で書きましょう。
会社・部署宛ての場合は「御中」を使用し、人事担当者個人宛ての場合は「様」を使用します。
そして封筒の表面の左下に中身がわかるように、「応募書類在中」と記入します。
自分の氏名、住所は裏面の左下に記入しましょう。

次に送り方ですが、期限内に届くように送付しましょう。
万が一遅れそうな場合や急ぐ場合は、宅配便や速達を使用し、確実に期限内に届くようにしましょう。
また、書類に折り目や汚れが付かないように、クリアファイルに入れることをオススメします。
もしメールでの連絡が可能であれば、送付した旨を伝えましょう。

・メール応募の場合は、PDF形式で送信する

ごく稀に、メール応募の企業もあります。
そんな場合は、閲覧する環境に左右されないPDF形式で送信しましょう。
また、ファイル名は「自分の名前+日付」にしておきましょう。
パスワード設定も必ずしておきましょう。
このパスワードは、ファイルを添付するメールとは別に、もう一通メールを作成しておきそこに明記して送ります。

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5.面接に向けて

応募書類の作成が終わり、無事に送付することが出来たら、面接に向けて準備をはじめましょう。
準備し過ぎるということは決してなく、すればするほど気持にも余裕がうまれ、失敗することはないでしょう

まず、自己紹介はどの業種でも求められます。
自分の長所・短所を把握しておきましょう。
また、面接時によく聞かれる質問の対策もとっておきましょう。
具体的には、

・仕事をする上で大切だと思う事、こだわりたいことはなにか

・どんな時に仕事へのやりがいや喜びを感じるか

・今のあなたの課題はなにか

・採用するメリットはなにか

・前職の退職理由

などです。

そして最後に人事担当者の方から「なにか質問はありませんか?」と聞いてくることがよくあります。
これに対して「特に何もありません」では印象は良くないです。
熱意や興味、関心をアピールできるチャンスです。
事前に3つくらいは質問の準備をしておきましょう。
質問は「はい」や「いいえ」で終わってしまうものは避け、出来るだけコミュニケーションのキャッチボールがとれるものがベストです。

そしてだれか協力者を見つけ、面接の練習相手になってもらいましょう。
面接の練習をたくさん行い、本番で十分に力を発揮できるように準備しておきましょう。

6.まとめ

職務経歴書は、企業に自身の能力をアピールできる重要な書類です。
企業に伝えたいことを、企業の関心に沿うように伝え、採用するメリットを明確にイメージさせることが重要です。
そして書類選考をクリアしたら、面接が待っています。
準備を怠らず、最後まで妥協することなく取り組みましょう。

転職で有利になる!履歴書・職務経歴書の書き方のポイント

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