永久保存版!エントリーシートを郵送する際の全知識

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エントリーシートを郵送する際のマナー。
それを完璧だと言える就活生は限りなく少ないでしょう。

郵送方法、封筒の色、種類、送り方などなど。
気にしなければならないことは盛りだくさん。
これらを疎かにしていると、書類選考を突破できない!
なんてことに最悪なりかねません・・・

そういったことにならないために、
エントリーシートを郵送する際のマナーについて徹底的に解説していきます。

1.たかが郵送と侮るなかれ!

侮っていると痛い目を見ますよ・・・

社会人にとって必要なマナー
それが書類送付のマナーだからです。

時間を掛けて完璧に仕上げたエントリーシート。

内容はバッチリだし、
「書類なんて届いていれば問題ないでしょ!」
と適当に送ってしまった場合。

せっかく時間を掛けた
エントリーシートに目を通してくれないかもしれません・・・

冒頭でお伝えした内容は大げさに言っているワケでは決してありません。
エントリーシートの郵送って結構重要ですよ

企業には、
大量のエントリーシートが送られてきます。
送り方のマナーがしっかりしていないと、
人事担当者に、
「この就活生はこんなことも知らないのか」
「この人のエントリーシートは見るまでもないな」
と思われてしまう可能性があるからです。

送り方のマナーを知っている就活生とそうでない就活生。

エントリーシートの中身で選考する前に、
既に選考は始まっているのです!!

せっかく時間をかけて作成したエントリーシートに
目を通して貰うために!

むしろ、人事担当者に
「この就活生はしっかりしているな!」
と良い印象を持ってもらうために!

この場で、
エントリーシートの郵送マナーについてしっかりと確認しておいてください。

1-1.必ず確認しておこう!郵送前チェック項目

郵送方法についてお伝えしていく前に、
完成させたエントリーシートが本当に完璧か今一度確認しておきましょう。

封筒を閉じてしまったら後から修正できなくなってしまいますからね、、、
絶対に確認しておくべき点は、以下の5点

<郵送前チェックポイント5!>

・字は読みやすい字で書けているか?
(字のキレイさではなく時間を掛けて丁寧に書けているか)
・誤字脱字は無いか?
(必ず時間を掛けて記載した内容を読み直す)
・写真の裏に大学名・氏名を記入したか?
(万が一、写真が剥がれてしまった場合の対策)
・印鑑は所定の場所にしっかりと押印したか?
(押印後は必ず乾かす)
・日付は統一して記入できているか?
(西暦or元号どちらでも可)

必ずチェックしておきましょう!

2.郵送に使用する封筒の「色」と「サイズ」、「切手」について

というワケで、まずは封筒の色と封筒のサイズについてお伝えしていきます。

封筒の色は「白色」。
サイズは「2」を選んでください。
封筒に貼る切手は「120円切手」です。

正直、色については茶色でも問題ありませんが、
応募書類などを送付する際は白色で送るのがマナーとされているそうです。

「本当に?」と半信半疑な方は、
以下のYahoo!知恵袋をご参照ください。
Yahoo!知恵袋:茶封筒と白封筒って何が違うんですか?

封筒サイズが角2の理由については、
エントリーシートがA4サイズだからです。

エントリーシートを折りたたんでいれてしまうと、
読む側にとっては読みづらくなってしまいます。

相手の立場に立って物事を考えるのも一つのマナー。
人事担当者が封筒を開けてすぐ読めるように、
封筒のサイズは角2を選びましょう。

封筒に貼る切手についてですが、角2サイズ(A4)の封筒は、定形外郵便扱い。
そのため、切手は120円切手を貼ります。(※50gまで)
50gを超えることは中々無いとは思いますが、
送付する書類が多く少し不安な場合は、郵便局で測ってもらいましょう!

封筒の色は「白色
サイズは「2
切手は「120円切手
この3点は必ず押さえておきましょう。

3.エントリーシートを郵送する際の基本的なマナー

ここでは、郵送する際の基本的な6つのマナーをご紹介します。

1.封筒の書き方
2.送付状
3.クリアファイル
4.封筒に入れる順番
5.のり付けの方法
6.封筒の〆方

順番にご説明していきます!

3-1.エントリーシートを郵送する際の「封筒の書き方」

続いては、「封筒の書き方」
宛名は、縦書きが一般的とされています。

基本的には、以下のような感じです。
<封筒の書き方:例>

<封筒の書き方チェックポイント5!>

・送り先の住所に間違いがないかもう一度確認する。
・(株)のように略式で記載せず、「株式会社」と正式名称で。
・左下に「エントリーシート在中」と赤色で記載する。
・裏面には郵便番号、住所、大学名、学部、学科、氏名を記載する。
・「敬称」は宛名によって正しく使い分ける。以下を参考に!

【敬称3パターン】

封筒の書き方はそこまで難しくはないはず!

字のバランスが悪くならないよう、
下書きしてから書き始めるのがオススメ。
例え字に自信がなくても読みやすさを意識して丁寧に。

万が一、
書き損じしてしまった場合は必ず書き直すようにしてください。
理由は言わずもがな。
受け取る側の立場に立って作成するようにしましょう。

3-2.郵送には「送付状」が必要不可欠!

エントリーシートを郵送する際は必ず、
「送付状」を付けましょう!

初めて聞く方も多いかもしれませんが、
この「送付状」もビジネスマナーとして幅広く認識されています。

相手に丁寧な印象を与えることができますので、
封筒に入れておいて損はありません!

「この就活生はしっかりしているな」
と思ってもらうために、下記を参考に是非とも作ってみてください。

<送付状:例>

 

<送付状チェックポイント9!>

・日付は右揃え。郵送する当日の日付を記載する。
・企業名、部署名、採用担当者の名前は必ず左揃え
・自分の情報は右揃えで記載。
・タイトル「応募書類の送付につきまして」は中央揃えで。
・本文は必ず「拝啓」からスタートする。
・「拝啓」の次の分は1文字下げてから書き出す。
・本文が終わったら一行空けて右揃えで「敬具」と記載。
中央揃えで「記」と記載し、何を何枚送るのかを記載する。
・最後は右揃えで「以上」と記載。

 上記のような感じで作っていただければ問題ありません。
作成する際は手書きではなく、Wordで。サイズはA4です。

少し面倒に感じるかもしれませんが、
一度雛形さえ作ってしまえば、後は少し編集するだけで使い回すことができます。

是非、送付状の作成にトライしてみてください!

3-3.郵送する書類は必ず「クリアファイル」に入れる

送付する書類は必ずクリアファイルに入れて送るようにしましょう。

それは、なぜか。

万が一、封筒が雨に濡れてしまった場合。
せっかく時間を掛けて作成したエントリーシートが雨に濡れて、
読めなくなってしまうかもしれないからです。

「そんなこと起こるわけないじゃん」
「クリアファイル代がもったいないよ」
と思っている方、詰めが甘いですよ。

正式な書類を送る場合、
万が一に備えてクリアファイルに入れておくのが、マナーです。

「お、この就活生はよく分かっているな」
と思ってもらえるはずです。

マナー云々抜きにしても、
人生を決める大事な就活において「万が一」に備えるのは至極当然のこと。

必ず、クリアファイルも準備しておきましょう!

3-4.エントリーシートを封筒に入れる際の順番

恐らく、大丈夫だとは思いますが、、、
念のため封筒に入れる書類の順番をお伝えしておきます。

<封筒に入れる順番>


非常に雑な図で恐縮ですが、イメージさえ掴んでいただければOKです!

お伝えしたいことは、
・クリアファイルが一番上
・次に添え状(表向き)
・最後にエントリーシート(表向き)
たったのこれだけ!

3-5.封筒を閉じる際は液体のりがベスト!

エントリーシートなどを封筒に入れて郵送する際、
基本的にはのりで封をします。

この時に使用するのりは液体のりがベスト!

スティックのりだと接着力が少し弱いため、
せっかく封をしたのにはがれてしまう危険性があります。

スティックのりはすぐに乾いてくれるため、
結構便利なのですが・・・
万が一のことを考え液体のりを必ず準備しておきましょう。

ただし、液体のりのつけ過ぎには注意!
つけ過ぎると、封筒にのりが染みこみ非常に見栄えが悪くなります。

「ゆっくり」とそして「さらーっと」流していく感じでつけていってください!

購入した封筒によっては、
すでに「両面テープ」がついている場合もあるでしょう。

その場合は、無理に液体のりを使う必要はありません。
両面テープで丁寧に封をしましょう。

封筒を閉じる場合、
両面テープが付いている封筒の場合はそのまま両面テープで。
それ以外の封筒は、液体のりで封をする!

必ず覚えておいてください。

3-6.郵送する前に封筒は必ず「締める」

今までご説明した内容でも十分なのですが、
完璧を追い求めるのであれば、封筒を「締め」ましょう。

」←こんなやつです。

ビジネスの場では、
封筒の裏面に「〆」をつけるが書類を郵送する際の基本的なマナーとされています。

全ての就活生がそこまでしないと思いますので、
間違いなく
「この就活生、すごいしっかりしているな!」
と思ってもらえるはずです。

「〆」のつけ方は、

↑こんな感じでOK!

他の就活生に差をつけるために!
封筒の裏面には「〆」をつけるようにしましょう!

4.郵送方法は?書留?普通郵便?

最後に郵送方法についてお伝えしていきます。

「大事な書類だし、書留で送るべきなのかな?」
となりがちですが、
エントリーシートの郵送方法は「普通郵便」が正解です。

書留で送るのはむしろ不正解。
書留は受け取り時に印鑑が必要なため相手に手間を掛けさせてしまいます。
大量に送られてくる郵便にいちいち印鑑を押さないといけないとなると、
業務に支障をきたすレベルです。

郵送方法については、
期限にしっかり届くようある程度余裕を持って「普通郵便」で!

ちなみに、
期限がギリギリな場合は「速達」を使っても問題ありません。
「速達で送ると印象が悪いのでは・・・?」
と心配になる方もいるかもしれませんがそんなケースは稀でしょう。

当然、余裕を持って「普通郵便」で郵送するのが理想ですが、
期限を過ぎてしまうとエントリーシートが受理されなくなってしまいます。

それを考えれば「速達」で間に合わせる方が絶対良いに決まっています。

期限がギリギリな場合。
普通郵便だと間に合うかどうか微妙な場合。
このどちらかの場合は「速達」で確実に間に合わせましょう!

5.まとめ

せっかく時間を掛けて作成したエントリーシートを無駄にしないために!
エントリーシートの郵送には十分注意しましょう。
社会人になる前の練習だと思って取り組むのがいいかもしれませんね。
大事な書類ですので、「完璧!」と思っても、
誤字脱字が無いか郵送する前に再度確認することをお忘れなく。

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