転職で有利になる!履歴書・職務経歴書の書き方のポイント

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転職活動をする上で、重要なポイントは「履歴書」「職務経歴書」です。
ここでは、今更聞けないような履歴書の書き方、
履歴書と職務経歴書との違いから、
実績を基に面接官に好印象を与える書き方まで紹介します。
初めて転職活動をする人も、
転職活動を現在もしているがなかなか結果が出ない人も、
この記事を読んで是非参考にしていただき、転職活動を成功させましょう。

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1.履歴書と職務経歴書の違いについて

まず、「履歴書」と「職務経歴書」の違いについて把握しておく必要があります。
履歴書は自己紹介的な意味合いで書く書類。
それに対し、職務経歴書は、
履歴書で書いた「職務経歴」のところを深くまで掘り下げ、
前職での仕事内容、スキルをどう活かせるのかというところや、転職目的などを書く書類。
もちろん面接官が重要視するポイントは、履歴書、職務経歴書で変わってきます

履歴書では、

・通勤可能なエリアに住んでいるか
・転職回数などから組織に適している人材かどうか
・丁寧な字で書けているか
・学歴や職歴などの経験

などが見られる点になってきます。

職務経歴書では、

・誤字脱字がないか
・実務能力を満たしているか
・仕事に対する意欲
・職歴にプロセスや成果が語られているか
・転職理由に一貫性があるか
・自分の能力や強みに客観性があるか
・記載内容に信憑性があるか
などが見られます。

一歩踏み込んだ内容を見られるのが職務経歴書。
例えば、履歴書にも職務経歴書にも職歴について記入すると思いますが、
履歴書の職歴には、勤務先の企業名、部署、役職及び入社日と退社日のみでOK です。

しかし、職務経歴書は一歩踏み込んだ内容を書くものですので、
担当した業務の詳細、業務での実績や成果、
業務を通じて身に付けたスキルなどを書く必要があります。

その他の違いとして、
履歴書には決まった様式(市販のものなど)がありますが、職務経歴書にはそれがありません。

職務経歴書を作成するときは、
web上にあるフォーマットなどを参考にしながら書いていくのがいいでしょう。

その時は「編年体形式」と呼ばれているものを基に作成していくのがいいでしょう。
初めて書く方や慣れていない方にとっては、
いくつかある形式の中で一番書きやすいものだと思います。
また、この形式が一般的となっています。

どういったものなのか簡単に説明すると、
経歴を古いものから順に記入する書き方です。
構成としては、入社、移動、昇進、退社など見出しに沿って職務内容を記入していくものになります。
順番に見ていくため、比較的書きやすいです。
時系列に沿って書けるため頭で整理しながら作成できるのが大きなメリットです。

1-1.職務経歴書とはなにか

そもそも「職務経歴書」とはなに?と思っている人もいると思います。
まず「職務経歴書」とはなにか?「職務経歴書」は必要なのか?
という疑問を解消していきます。

職務経歴書とは、
簡単に言うと「前職でどのような内容の仕事をしてきたか」を企業側に伝え、
その上で「この企業で活かせる能力がある」ということをアピールできるものです。最近は応募書類として職務経歴書を求めてくる企業がほとんどです。
上手く職務経歴書を使い、
面接官にアピールできるかどうかが転職活動をする上で重要になります。

ほとんどの企業が面接の前に「書類選考」があります。
さらに大きな企業になると、この書類選考でふるいにかけられます。
まず一つ目のポイントとして、企業側に「会いたい」と思わせることが重要となってきます。

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2.履歴書の書き方と注意点

履歴書を書く上で気をつけてほしいことは、人に読んでもらう書類だということです。
履歴書は日記などとは違い、人に読んでもらうことを目的として作成します。
先ほども書きましたが、ほとんどの企業では「書類選考」があります。
人事担当者が1つの履歴書に目を通すのは10秒とも言われています。

そこで人事担当者の目に留まり、
「会ってみたい」と思わせる事がポイントです。

雑に書かれ、読みにくいような履歴書では、
書類選考の段階で落とされてしまうかもしれません。
人に読んでもらう書類だということを大前提として、
相手が知りたい情報を、相手に伝わりやすいように注意して作成しましょう。

・書く時は黒色のボールペンを使います。

また、フリクションボールペンは履歴書では使用を避けましょう。
まずは自分にあった書きやすいボールペンを見つけましょう。
オススメは、ゲルインクボールペンでペン先は0.7mmです。
ゲルインクのボールペンは、インクの出方が一定で、なめらかに書け、
インクが滲みにくく、発色も鮮やかで、見やすい文字が書きやすいという特徴があります。
ペン先0.7mmのボールペンは、字のバランスがとりやすく、履歴書全体の印象が良くなります。

・履歴書に修正液はNG

履歴書で書き間違いをしてしまった時、
つい修正液を使いたくなるのですが、履歴書ではNGです。
多少面倒でも最初から書きなおしましょう。

・履歴書の紙のキレイさ

水性インクなどで書かれ、インクが滲んでしまった履歴書や、
履歴書がよれよれであったりするものはNGです。
面接の合否を左右する大切な書類ですので取り扱いには細心の注意を払いましょう。

空欄はNG

履歴書において空欄は絶対にNGです。
特に記入することが無い場合は「特になし」と記入しましょう。
空欄があると記入漏れと思われ、印象が悪いです。

2-1.履歴書で人事担当者が重要視するポイント

それでは具体的に、実際に人事担当者に聞いた、
重要視するポイントについてそれぞれ説明していきます。

・写真

人事担当者が履歴書を手に取り、最初に目に入るのが「写真」です。
ほとんどの人事担当者は、
履歴書に貼ってある写真を見ただけで、転職への意欲が判断できると言います。
ポイントは、さわやかさや積極的な印象が感じられるかどうかです。
駅などにあるスピード写真で撮影するのではなく、
写真館などで、表情をチェックしながら撮影することがオススメです。

・応募企業への思いが強いか

最重要項目であり、自身の熱意をアピールできるポイントです。
素直になぜそこの企業に応募したのか、
応募企業にとって自身がどう貢献できるのかを積極的にアピールしていきましょう。
その為には事前に企業研究をしておく必要があります。
企業研究の方法は、ホームページ・雑誌等で情報を入手しましょう。
同業他社と比べ、応募企業の強みなどをおさえておきましょう。

企業研究をしておくことで、応募企業への熱意に信憑性がうまれ、好印象です。
また企業研究をしておくことで、企業が求めている人物像がわかり、有利になります。

・志望動機がしっかりしているか

志望動機がぼやけているようでは採用は難しいでしょう。
なぜ数ある企業の中から選んだのかを伝えることがポイントです。
企業研究をしておくことで、
応募企業の同業他社には無い強みがわかり、そこを伝えることができれば大丈夫です。
また明確な将来のビジョンを伝えることができれば、更に好印象を与えることができます。
企業に採用されれば、どのような場面で自分の力を発揮し、発展に貢献したいかを伝えましょう。

・自己PRがしっかりできているか

企業は、冷静に自己分析ができ、
相手にしっかり伝えられる事ができているかも見ています。
自己分析ができるということは、企業に入社した時、
企業の商材を第三者目線に立ち、しっかりと分析でき、先方にアピールできる能力と認識されます。

・誤字脱字がなく、丁寧にかけているか

誤字脱字はいわゆる、ミスです。
そして見直しというチェックを怠っているという風に思われます。
文章を書いていれば、誤字脱字は付き物です。
大事なのはその後で、何回も見直しを行い、
最終的に誤字脱字が無く、丁寧に書けていれば大丈夫です。
また、先ほども書きましたが、誤字脱字があった場合は、
修正液等を使用することなく、一から書き直しましょう。

・前職の退職理由

前職の退職理由はほとんどの企業が気にしています。
「前職の退職理由」と「応募企業への志望動機」に一貫性を持たせましょう。

例えば、

「前職では与えられた業務を行うだけで仕事にやりがいを見いだせず転職を考えました。
やりがいがあり、積極的に提案していける職場で働きたいと考え、応募さしていただきました。」
前職の退職理由をポジティブに捉え、
前向きな転職動機にすることがポイントです。

・資格、免許

業種によっては、資格・免許が必要な場合もあります。
取得年月順に書き、略称は使わずに正式名称で書きましょう。
取得年月は、試験を受験した日付ではなく、取得した日付で書きます。
また、現在取得はしていないが、取得に向けて勉強している段階であれば書いてもかまいません。
記載の仕方は、「(資格名)取得に向けて勉強中」、
もしくは取得見込みがある資格については「○月に取得予定」で大丈夫です。

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3.職務経歴書を書く上で注意すべき点

履歴書が一通り書けたら、次に職務経歴書を書いていきます。
履歴書で記載した、職務経歴の項目を深く掘り下げていきます。

まず、大前提として、嘘・偽りの記載をしないこと。
また人事担当者にそう思われるような書き方は避けましょう。
嘘や偽りの記載は、
突っ込まれたときにすぐにボロが出ます。気をつけましょう。

なるべく分かりやすく、どのような業種の会社で、
どのような業務に携わっていたかが伝わるように書きましょう。
また、人事担当者はweb上で職務経歴書を見ることが多いため、
「直筆で」という指定が無い場合は、パソコンでの制作をオススメします。

枚数に関しては、2枚がベストです。
1枚では、PRが十分に出来ずに内容が不十分になりがちです。
また3枚以上では、内容が多すぎて、
本当に伝えたいことが相手に伝わりにくいのでコンパクトに要点を抑えましょう。
文字の大きさは、本文10~12pt、タイトル14~18ptが適切。

職務経歴書を書く上で注意すべき点をまとめると

・嘘、偽りの記載はしない

・分かりやすく相手に伝わるように

・パソコンでの制作

・枚数は「2枚」

・文字の大きさは、本文10~12pt、タイトル14~18pt

です。

ここをおさえた上で、職務経歴書の制作に取り掛かりましょう。

3-1.採用率が上がる職務経歴書のポイント

職務経歴書では、
今までの職務が応募企業にとってプラスになるということを伝えることがポイントです。
これまでの職務の業務内容が、
応募企業の業務内容と違うからといって、悲観することはないです。

今までとは業務内容が違ったとしても、活かせる部分は大いにあります。
例えば、営業職から事務職への転職を希望した場合、
「営業職で取引先と念密な打ち合わせをした経験を活かし、
事務職に転職した時に、周りの社員と念密な話し合いや相談をすることで、
事前にミスやトラブルを回避することができます。」
というように、一見共通性が無さそうな業種でも活かせる部分はあります。

具体的な数字や成績を入れましょう。

今までの職務でどのような業務を任され、
具体的にどれぐらい会社の発展に貢献したかを、はっきりと記載しましょう。
ここでのポイントは「具体的に」です。
企業は実績を重視します。

この人材を採用した時にどれぐらい会社に貢献してくれるのかを考えます。
その判断に直結してくるのが「数字」や「実績」です。
具体的な数字や実績が記載されていれば、人事担当者に

「この人材を採用すれば会社にこれぐらいの利益がうまれる」
とイメージを持ってもらいやすく、
自身が応募企業にメリットを生む存在であるとアピールできます。

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4.送るときに気をつける3つの注意点

書類を送付する時の3つの注意点についてです。

・送付状を添付する

・応募書類を入れる封筒の書き方・送り方

・メール応募の場合は、PDF形式で送信する

以下でこれらの3つの注意点について詳しく説明していきます。

・送付状を添付する

書類を送付する際、送付状を添付することはビジネスマナーです。
またこの送付状を上手く利用することで、
人事担当者にアピールすることができます。
まず、応募もしくは希望業種を明記し、
同封している書類、ここでは履歴書と職務経歴書を明記します。
そして、同封している履歴書、職務経歴書に興味を持ってもらう為に、簡単なアピール文を書いておきましょう。

このアピール文がポイントで、
少しでも興味を持たせられる事が出来れば上出来です。
少しでも興味があれば、
人事担当者も見たいという意欲がある為、中身もしっかり見てくれます。
興味があるものとないものでは見る側の姿勢が違う為、圧倒的に興味があるものの方が有利です。

・応募書類を入れる封筒の書き方・送り方

まずは書き方ですが、宛先住所は都道府県から記入します。
社名は、㈱などを使わず正式名称で書きましょう。
会社・部署宛ての場合は「御中」を使用し、
人事担当者個人宛ての場合は「様」を使用します。
そして封筒の表面の左下に中身がわかるように、「応募書類在中」と記入します。
自分の氏名、住所は裏面の左下に記入しましょう。

次に送り方ですが、
期限内に届くように送付しましょう。
万が一遅れそうな場合や急ぐ場合は、
宅配便や速達を使用し、確実に期限内に届くようにしましょう。
また、書類に折り目や汚れが付かないように、
クリアファイルに入れることをオススメします。
もしメールでの連絡が可能であれば、送付した旨を伝えましょう。

・メール応募の場合は、PDF形式で送信する

ごく稀に、メール応募の企業もあります。
そんな場合は、閲覧する環境に左右されないPDF形式で送信しましょう。
また、ファイル名は「自分の名前+日付」にしておきましょう。
パスワード設定も必ずしておきましょう。
このパスワードは、ファイルを添付するメールとは別に、
もう一通メールを作成しておきそこに明記して送ります。

5.まとめ

ここまで読んでいただければわかると思いますが、
転職活動において、履歴書・職務経歴書とは、
転職活動をしている人はもちろん、企業側にとっても非常に重要な書類です。
書類が出来あがったら、友人や家族の方に読んでもらいましょう。
自分一人では気づかなかったところに気づいてもらえるかもしれません。
読みやすく構成されているか、
相手に伝えたいことがしっかりと伝わるように書けているか、
第三者の目で見てもらいましょう。

職歴の書き方が重要!書類選考を突破する履歴書!

転職される方必見!書類選考を突破する履歴書の書き方

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