退職時にそのまま使える!【挨拶メールのテンプレ集】

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「退職の挨拶ってメールでも大丈夫なの?」
「メールの文面に何を書けば?」
「社外の人への挨拶メールどうすれば・・・」など、退職することが決まっても色々と悩みは出てくるものです。

ここでは、そういった悩みを解決するために退職時の「退職メール」について詳しく解説していきます。
退職メールを送る際のポイントや、メールの例文もご紹介していますので是非参考にしてください。

 

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1.大前提!退職の挨拶はメールで問題なし!

「退職の挨拶をメールで済ませて大丈夫なの?」
と心配している方もいるかもしれませんが、心配しなくても大丈夫です。

退職の挨拶はメールで送って何の問題もありません。

一昔前であれば、はがきや手紙で挨拶している方もいました。
しかし、今では挨拶をメールで送るのが一般的となっています。

「挨拶はメールで大丈夫!」
とは言っても、
直接挨拶する機会があれば必ず一言「お世話になりました。」と伝えるようにしましょう。

社外の方に対しても同様です。
業務の中で取引先などを抱えている場合は可能な限り後任者と一緒に挨拶に出向いてください。

それと併せての、退職メールです。
その点だけは勘違いしないようにしましょう。

送るメールの内容についてですが、
当然、誰に対しても同じ内容という訳にはいきません。

最低でも、

(1)上司宛

(2)社内宛(同僚など)

(3)社外宛
といったように3パターンは用意しておきましょう。

退職メールを送る際のポイントや、
パターン別のテンプレなどを以下でご説明していきます。

 

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2.退職メールを送る時に知っておきたい3つのポイント

ここでは、退職メールの基本的な内容についてご説明していきます。

<ポイント1>

【退職メールを送るタイミング(社内)】

社内に対し退職メールを送るタイミングは、あなたの退職が周知された後です。
広報などで周知される前にフライングして送るのは絶対にNGですのでやめましょう。

会社によって退職メールを送るタイミングに「慣例」がある場合もありますが、
基本的には最終出社日に送るのが一般的です。

送る時間帯については、終業間際が無難です。
午前中や昼間などバリバリの営業時間内に送るのを快く思わない人もいるかもしれません。

考えたくはないですが、
「こっちは営業しているのに辞めるやつは気楽なもんだな・・・」
「仕事のメールかと思って確認したのに、なんだよ・・・」
と感じる人も中にはいるでしょう。

最後に角を立たせることのないよう送る日と時間帯には注意しましょう。

<ポイント2>

【退職メールを送るタイミング(社外)】

社外へ送る場合は社内とは違い早めに送るのがマナーとされています。
広報などで退職の周知がされた後なるべく早いタイミングで送りましょう。
後任者の引継ぎのことを考えると、
遅くても最終出社日の2~3週間前までには済ませた方がいいです。

 

社外の方への退職の挨拶が遅くなると、
「あそこの会社の社員はビジネスマナーがなっていない」
「仕事に対する責任感がなっていない」
など、会社の信用問題に発展してしまうかもしれません。

退職後も社外の方との人脈を維持したい場合は特に意識しておいた方がいいでしょう。

 

会社対会社の関係性によっては勝手にメールを送るのがあまりよくないケースもあります。
そのため、心配な方は送るタイミングについて上司へ相談するのが無難です。

 

<ポイント3>

【メールの送り方について】

「全員に個別で送ったほうがいいのか?」
「一斉送信するのは失礼?」
など、送り方には頭を悩ますはずです。

個別で送るが理想かもしれませんが、個別で送るのは正直かなり面倒です。
特にお世話になった方へのみ個別にメールを送るようにしましょう。

・感謝の気持ち

・お世話になったエピソード

などを盛り込めば退職後も良好な関係を続けていくことができるでしょう。
それ以外の場合は、部署単位や事業所単位で一斉にメールを送っても問題ありません。

しかし、1点注意が必要です。
一斉送信する場合は、
To.に自分のメールアドレスを入れ送信先のアドレスは全てBcc.に入れるようにしてください。

メールの宛先が1人の場合は当然、
To.に宛先のメールアドレスを入れ、Cc.やBcc.は使用しないのがマナーとされています。

 

メールの送るタイミングと送り方についてご説明させていただきました。
次の項目では、1番重要なメールの内容をテンプレ形式でご紹介していきます。

 

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3.パターン別!そのまま使えるテンプレ!

目次1でお伝えしたように、
退職メールは送る相手によって内容を変える必要があります。

(1)上司宛

(2)社内宛(同僚など)

(3)社外宛
順番にご紹介していきますので是非参考にしてください。

 3-1上司への退職メール

今までお世話になった上司へは個別に退職メールを送るようにしましょう。

件名:退職のご挨拶【退職 太郎】①

 

○○部長お疲れ様です。
退職 太郎です。
ご挨拶にお伺いさせていただいたとおり、本日が最終出社日となりました。②

○○年に入社して以来、○年の月日が経過いたしました。
その間、○○部長にはいつも気にかけていただき、ご指導ご鞭撻を頂戴しました。
多くのことを学ばせていただきましたこと、大変感謝いたしております。

特に○○部長の営業にご同行させていただいた際③には、社会人としての心構えを一からお教えくださり、今でも覚えております。

今までの貴重な経験を今後の人生に活かして、より一層精進して参ります。

今後の連絡先は、下記になりますので、何かありましたらこちらへご連絡いただけると幸いです。

携帯電話:XXX-XXXX-XXXX
メールアドレス:XXX@XXX.XX.XX

最後になりましたが、今後の皆さまのご健勝とご多幸を陰ながらお祈りしております。

【ポイント】

ポイント① 件名は一目で退職メールだとわかるように、
退職の挨拶であることと名前を必ず入れるようにしましょう。
 ポイント② 上司へは恐らく退職の件について相談済みでしょう。
そのため、「一身上の都合により・・・」など退職の理由について触れる必要はありません。
 ポイント③  お世話になった上司へはエピソードを交えて感謝の気持ちを伝えるようにしましょう。

3-2 社内への退職メール

同僚に対してなど上司以外の社内の人へ送る退職メールは一斉送信で大丈夫です。
当たりさわりなく失礼のない文面であれば問題ありません。

件名:退職のご挨拶【退職 太郎】①

 

○○部の皆様お疲れ様です。
退職 太郎です。
このたび、一身上の都合により○月末で退職することとなり、本日が最終出社日となりました。②
本来ならば直接皆様にご挨拶すべきところ、メールでのご挨拶にて失礼いたします。

 

在職中はたくさんの方々にお世話になり、本当にありがとうございました。
短い間ではございましたが、皆様に支えられ仕事を続けることができました。
本当に感謝しております。

皆様から学ばせていただいたこと、この会社で経験できたことを今後も活かしていきたいと思います。

今後の連絡先は、下記になりますので、何かありましたらこちらへご連絡いただけると幸いです。

携帯電話:XXX-XXXX-XXXX
メールアドレス:XXX@XXX.XX.XX

最後になりましたが、今後の皆さまのご健勝とご多幸を陰ながらお祈りしております。

【ポイント】

 ポイント① 件名は一目で退職メールだとわかるように、
退職の挨拶であることと名前を必ず入れるようにしましょう。
 ポイント② 退職理由を詳細に記入する必要はありません。
ただし、寿退社の場合はその理由をそのまま書いても良いでしょう。

3-3社外への退職メール

社外への退職メールは社内に対して送るものと意味合いが違ってきます。

件名:退職のご挨拶【○○株式会社 退職 太郎】①

 

株式会社△△ 営業部
●●様

いつもお世話になっております。
○○株式会社の退職です。

私事で大変恐縮ですが、一身上の都合により、○月末日をもって○○株式会社を退職することになりました。②

●●様には何かとお力添えをいただき心より感謝しております。
ここにあらためてお礼を申し上げます。

後任は、同じ部署の■■という者が務めさせていただきます。③
後日改めて■■がご挨拶に伺いますので、変わらぬご指導の程よろしくお願い申し上げます。

末筆ながら、貴社のご発展と●●様のますますのご活躍を心よりお祈り申し上げます。

 

【ポイント】

 ポイント① 件名は一目で退職メールだとわかるように、
退職の挨拶であることと名前を必ず入れるようにしましょう。
 ポイント② 退職理由を詳細に記入する必要はありません。
ただし、寿退社の場合はその理由をそのまま書いても良いでしょう。
 ポイント③ スムーズに取引が開始できるよう、後任者の紹介を忘れずに。

4.まとめ

退職メールの送るタイミング、送り方、例文についてご説明させていただきました。
内容については、何も特別なことを書く必要はありません。

ポイントを押さえてシンプルに書くのがマナーです。
是非、テンプレを活用してください。

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