退職時の挨拶メールはこれで完璧!【社内・上司・社外】別に例文有!

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退職が決まり、退職の挨拶で送るメールの文面に困っている人多いのではないでしょうか?
お世話になった方々や、目上の方にお礼を伝えるメールだからこそ、余計に悩みますよね。

マナーをしっかり守って感謝の気持ちを伝えるメールを送ることが大切です。
ここでは、退職の挨拶で送るメールのマナーやポイント、文例をご紹介していきます。
また、メール同様、文面でお礼を伝える手段として、挨拶状の書き方についてもご紹介していきます。

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 1退職の挨拶メール<マナー・ポイント>

メールの文例をご紹介する前に、
メールを送る日や、タイミング、ポイントについてお伝えしていきます。

退職の挨拶メールは、お世話になった方々に、
感謝の気持ちや、お礼を伝えるためのものです。

会社関係の方に送るメールなのでビジネスマナーはしっかり守りましょう。

 <メールを送信するのは最終出勤日!>

・社内

会社によって決まりがあるところもありますが、基本的には最終出勤日です。
退職日までの最後の1週間や2週間有給を使われる方は、有給を取る前の出勤日になります。
最終出勤日はあなたが会社に行く最後の日で、退職日は雇用契約が終了する日です。

※退職日と最終出勤日はメールの文面でも間違えないようにしなければいけません。
退職日に出勤するのであれば、「本日をもって退職」と書いていいのですが、
そうでない場合は、「○月○日をもって退職」と書くようにしましょう。

・社外

お世話になった取引先や企業宛のメールは退職日の2週間~3週間前には送るようにしましょう。
メールを送る前後には、あなたの後任者の紹介も含め2人で直接挨拶をしに行くのが理想です。

 <送るタイミングは終業1時間前に!>

最終出勤日の終業1時間前を目処に挨拶メールを送信しましょう。
午前9時~11時、午後1時~4時くらいまでは重要メールのやりとりが頻繁に行われる時間帯です。

この時間帯は避けて送信するようにしましょう。
終業時間ギリギリに送信するのもよくありません。送信するタイミングには気をつけてください。

 <メールを送る相手は?>

・同じ部署の方
・社内他部署の方(関わりがあった人)
・取引先などの社外の方

など、これまでお世話になった方々です。

たくさんの方と関わってきた人は、相当な人数になると思います。
1人1人に送るのは結構な時間と労力がかかるでしょう。
一斉送信するのは失礼にあたるのではないかと思われる方もいるかと思いますが、
一斉に送ってしまってもかまいません。

ですが、仕事上でお世話になった人や、
関わりの強い人に対しては個別に送った方がいいです。
(直属の上司や、仲の良かった同僚など)

一斉送信する際に気を付けてほしいのが、

・To.に自分のメールアドレスを入れる
・Bcc.に送信先のアドレスを全て入れる

これは必ず気をつけて送信してください。

ちなみに、個別で送る場合はTo.に宛先のメールアドレスを入れ、
Cc. やBcc.は使用しないというのがマナーです。

次の項目で、メールの文例をご紹介します。

 2. 絶対に外さない退職挨拶メール!

実際にそのまま使える退職時の挨拶メールを、
1.社内
2.上司(個別用)
3.社外
送り先別にご紹介していきます!

<退職の挨拶・メール>

ポイント!

・件名は「退職のご挨拶」とし、件名だけで用件が分かるようにする。

・退職理由は「一身上の都合」で良い。
ただし、結婚・出産などおめでたい理由の場合はその旨を記載。

・どんなに親しい人でも、会社の愚痴や苦言などは入れない。

・今後の連絡先を入れておくのもマナーの1つ。

2-1.【社内向け(一斉送信)】

件名 退職のご挨拶 ○○(名前)

本文

○○部の皆様
お疲れ様です。○○です。

この度、一身上の都合により○月末で退社することになり、
本日が最終出勤日となりました。

本来ならば直接ご挨拶したかったのですが、
お会いできない方も多数おられるのでメールでのご挨拶にて失礼いたします。

これまで何かと至らぬ点もあったかと思いますが、
お世話になり本当にありがとうございました。

また、業務を通して多くの方々と関わり、たくさんのことを学ばせて頂きました。

今後私の業務は○○さんに引き継いでいただくことになりましたので、よろしくお願い致します。

 

最後になりましたが、皆様のさらなるご健勝とご活躍を心よりお祈り申し上げます。
今まで、本当にありがとうございました。

今後の連絡先は下記になりますので、
何かありましたらこちらへご連絡いただけると幸いです。

メールアドレス:~~@.com
携帯番号:090-××××-××××

2-2.【上司やお世話になった人向け(個別)】

件名 退職のご挨拶 ○○(名前)

本文

××部 △△様

お疲れ様です。◇◇部の○○です。

先ほどは貴重なお時間を頂戴し、ありがとうございました。

ご挨拶にお伺いさせていただいたとおり、本日が最後の出社日となります。

△△部長には入社当初から●年間丁寧なご指導、
ご鞭撻をして頂き、多くのことを学ばせて頂いたこと大変感謝しております。

今までの貴重な経験を今後の人生に活かして、励んで参りたいと思っています。

最後になりましたが、皆様のさらなるご健勝とご活躍をお祈り申し上げます。
今まで、本当にありがとうございました。

今後の連絡先は下記になりますので、何かありましたらこちらへご連絡いただけると幸いです。

メールアドレス:~~@.com
携帯番号:090-××××-××××

ポイント!

個別に送るメールには、愚痴や苦言にならないような内容であれば、仕事でのエピソーや思い出話を入れても良いでしょう

2-3【社外向け】

件名 退職のご挨拶

本文

株式会社△△
◇◇ ◇◇様

お世話になっております。
株式会社●● ◎◎部の○○です。

この度、一身上の都合により
×月×日をもちまして退職することになりました。

本来であれば、伺ってご挨拶すべきところですが、
急なご連絡となり大変失礼いたしました。

今まで◇◇様には大変お世話になり、
誠にありがとうございました。

後任は、同じ部署の▲▲が務めさせていただきます。
後日改めて、▲▲とご挨拶に伺いますので、
変わらぬご指導の程よろしくお願い申し上げます。

末筆ながら、貴社のご発展と◇◇様のますますのご活躍を心よりお祈り申し上げます。

※後任者紹介の挨拶に一緒に行けない場合はその旨を伝えてください。

ポイント!

・いつ退職するのか

・お世話になったことのお礼

・後任者の紹介

これらの文例を是非参考にして考えてみてください。
そのまま使うのではなく、あなた独自の文章で感謝の気持ちを伝えるメールにしてください。

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 3.万が一・・・挨拶状を送る場合

最近は少なくなりましたが、
会社の慣習などによっては挨拶状を送らないといけないという方もいるでしょう。
そういった方向けに挨拶状のポイントと文例を載せておきます。

<退職の挨拶・挨拶状>

ポイント!

・退職1か月以内がベスト!遅くても3か月以内には出す

・時候の挨拶、退職日、お世話になったお礼の言葉、連絡先、住所を明記する

(※時候の挨拶は企業の担当者の方向けとお客様用で変える)

・縦書きでも横書きでもどちらでも良い

・横書きの場合文書の右端に「さて 私こと」「さて 私儀」(縦書きの場合行末右下に書く自分のことをへりくだって表現するため)

 

 拝啓

・青葉の候 貴社におかれましては益々御清祥の段、心よりお慶び申し上げます。(企業)

・青葉が美しい季節となりました。お元気でお過ごしでしょうか。(個人)

 さて 私こと

○月○日をもちまして○○(会社名)を退職いたしました。

思えば入社以来○○年 誠に感慨深いものがありますが、
その間大過なく勤務することができましたことは、ひとえに皆様の暖かいご支援ご厚情の賜と有難く厚く御礼申し上げます。

なにとぞ今後とも より一層のご指導と末永きご交誼を賜りますようお願い申し上げます。
まずは略儀ながら書中をもちまして、御礼かたがたご挨拶申し上げます。

末筆ではございますが、貴社のご発展と皆様のご健勝をお祈り申し上げます。

敬具

平成△△年×月×日

住所

電話

( 名 前 )

※新しい職場に再就職している(内定をもらっている)場合は、
転職先の企業名や今後の抱負などを入れるといいでしょう。

内定をもらっている段階の人は、何月から入社するということが分かる文章をいれておきましょう。

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 4.お世話になった人に挨拶まわり

良い印象で最後の日を迎えたいと思う方も多いのではないでしょうか?
なかには、
「引き止められて退職をスムーズにすすめてこられなかった」
「なかなか辞めさせてくれなかった」という人もいるでしょう。

あまりいい状況ではないという人も、
最後の日はお互い気持ちよく終わりたいという思いがあるはずです。

退職の挨拶メールも当然大切ですが、
やっぱり1番は直接お礼を伝えることではないでしょうか?

スピーチの場を設けてくれる会社もあると思いますが、
1人1人に挨拶まわりをすることで、より感謝の気持ちを伝えられるでしょう。

またそのときのポイントとしては、菓子折りを用意しておくことです。
感謝の気持ちを形であらわすために、退職の挨拶でお菓子を配る人も多くいます。
1人1人のデスクを回ってお礼を言いながら手渡しするのが理想です。

人数が多すぎて1人1人に渡せない場合や、
渡せる雰囲気でない場合は、部署の共有スペースや、給湯室などに置いておくとよいでしょう。

上司の方に「皆さんで召し上がってください」と渡すのでもいいです。
その際、誰からの差し入れか分かるように、
「今までお世話になりました。みなさんで召し上がってください。○○(名前)」
というメモをつけておくと、誰からの差し入れか分かり、手に取りやすくなります。

所属部署以外の部署の方たちにも渡したい場合は、その部署の上長にまとめて渡すようにしましょう。

ちなみにお菓子を選ぶポイントは、

・個包装されているもの
・できるだけ日持ちするもの
・予算は3,000円くらい
・手が汚れたりボロボロと落ちそうなものは選ばない
・ケーキなど食べるのに手間がかかるものは控える

以上の点に気を付けて選んでいただけたら問題ないです。
あくまでも感謝の気持ちなので、高価なものを用意する必要はありません。
一番大事なのは、感謝の気持ちを伝えることです。
また、会社によって最終出勤日の決まりのようなものがあったりするところもあります。
上司の方に、1日の流れを事前に確認しておくといいでしょう。

退職時に渡すお菓子については、
下記の記事でご紹介していますので是非参考にしてみてください!

退職の挨拶で渡したい!実際に評判が良かったおすすめのお菓子5選!

5.まとめ

退職の挨拶は、もちろん社会人としてのマナーを守ることが大切です。
ですが形ばかりに捉われずに、今までお世話になった感謝の気持ちをしっかりと伝えてください。
世間は意外と狭いものです。
退職後も、会社の方や関係者の方とどこでまた関わりをもつか分かりません。

良い印象で最終出勤日を終えることができるように、最後まで気を抜かずに勤めてください。

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