なぜ、円満退職するためには伝え方が重要なのか?

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今の会社を退職することにしたが、会社への伝え方で困っている人も多いのではないでしょうか。
退職する決意が固まっても切り出すことにためらってしまいますよね?

実は退職の切り出し方にはいくつかのポイントがあり、
それらのポイントさえ守れば意外とあっさり退職の手続きを進めることができます。

逆にポイントを知らずに退職を進めてしまうと、思わぬトラブルに発展することも・・・。
会社の「辞め方」は、ただ今の会社を退職するということだけではなく、転職の成功・失敗をも左右します。
この記事では円満退社する為にすべき事、退職願の書き方から退職後にすることまで解説していきます。

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1.円満退社する為の3つのポイント

退職を考えている人のほとんどは、現在の会社に何らかの不満を抱えている人がほとんどでしょう。
しかし、どうせ辞めるにしても円満に退社したいと思うものです。
円満退社する為の正しい退職の意思の伝え方について解説していきます。

<トラブルを避けるため相談相手は必ず上司に!>

退職の話を相談する相手は、直属の上司です。
もし、ここを飛ばしていきなり社長や部長などに話してしまうと、
直属の上司の管理能力が問われる可能性があり、トラブルの原因になりかねません。

ちなみに、切り出す際の簡単なコツはこんな感じです。↓

「少しお話したいことがあるのですが・・・」
と声のトーンを下げ、深刻そうな表情で切り出すのがポイントです。

「○○部長には大変お世話になり、非常に申し上げにくいのですが退職の意思が固まったため、
それのご報告及び退職時期と引継ぎに関するご相談をさせていただきたいのですが・・・」
と申し訳なさそうに言った方がいいでしょう。

切り出すタイミングは、上司の仕事がひと段落している時、
もしくはお昼休みなど上司に心の余裕がある時にしましょう。
事前に上司にアポを取っておいた方がいいかもしれません。

 

<退職の意を伝えるのは遅くても1ヵ月前に>

退職日は業務の流れなどを考慮し、
基本的には直属の上司と話し合って決めることがほとんどです。
民法上では退職の意思表示から2週間を過ぎれば、いつでも辞められるようになっています。

しかし、会社には就業規則が存在し、
「1ヶ月前に申し出る事」などの規定が設けられている事がほとんどです。
円満退社を目指すなら、就業規則の方を尊重すべきです。

またボーナスを貰ってから退職したいという場合にも注意が必要です。
ボーナスとは本来、過去の業績に対する報酬と今後の働きへの期待が含まれています。
賞与額が決まる前に退職を申し出ると査定が下がり、ボーナスが減額される可能性があります。

ただし、半分以下になるなど、
あまりに大きな減額は、不当として労働基準監督署などに相談しましょう。
いつまでにという決まりは無いですが、
退職を決意したらなるべく早く、遅くても1ヶ月前までに報告することが、円満退社のポイントです。

<退職理由は前向きな理由で伝える!>

退職したいことを伝えた時に間違いなく聞かれることが、退職理由です。
退職理由を聞かれたら、個人的な理由を話すのが円満退社のコツです。

退職を決意する理由の中にはもちろん、現状に対して何らかの不満があると思います。
しかし、辞めるからといって、
これまでの不満や不平をすべて話してしまっては円満退社は難しいでしょう。

円満退社を望むなら例えどんな理由があろうと、
不平不満を話すのは極力避けるべきです。

ポイントとしては、「やりたい仕事がある」「キャリアアップする為に」
など、出来るだけ前向きかつ納得のいく理由を話しましょう。

1-1.退職を伝える場所も重要!

退職の話は会議室などの個室で切り出すのが理想です。
周りに人がいるような場所は避け、交渉相手以外の耳に入らないような場所はで行いましょう。

「今少しお時間よろしいですか?」などと声をかけ、
相手と共に周りに人がいない、個室に移動しましょう。
二人きりで話すことがポイントです!

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2.必須!退職願について

退職願は、退職をする上で必要な書類です。
退職願を出すタイミング、書き方、出す方法について解説していきます。

<退職願を出すタイミング>

直属の上司に相談し、退職を認められ、退職交渉が完了したタイミングで提出します。
一般的な退職交渉の流れとしては、まず直属の上司に退職の意思を伝え、話がついてから退職願を提出します。

<退職願の書き方>

・最初に「退職願」と書きます。「辞表」や「退職届」などは避けましょう。

・書き出しは「私事」です。退職願と書いた次の行の下の方に書きましょう。

・退職届に記載する退職理由は「一身上の都合により」とし、具体的な理由は書きません。

・退職予定日を記入しましょう。

・退職届に記入する部署名などは正式名称で書きましょう。

・自分の名前の後に印鑑を忘れずに押しましょう。

・宛名は社長宛にします。
それでは簡単にですが、実際に例を作ったので参考にしてみてください。

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<退職願の提出方法>

一般的に、退職願の提出先は直属の上司へ提出します。
しかし会社の就業規則によっては、自分の手で人事部に提出すると定められている場合があります。
どちらに書類を提出すれば良いか確認ができない場合は、直属の上司に提出したほうが良いです。

・退職の挨拶はメールが一般的!

円満退社するために欠かせないのが、今までお世話になった人への挨拶です。
社内の人への挨拶の仕方と社外の人への挨拶の仕方について解説していきます。

<社内の人への退職の挨拶>

基本的に社内の人への報告は、正式に広報されてからにしましょう。
最近では、退職のあいさつはメールで行うのが一般的になってきています。
ただし、目上の人など相手によっては、
退職のあいさつメールを失礼に感じる人もいるので気をつけましょう。
自分と相手の関係性を考え、あいさつメールもしくは直接あいさつするかを使い分けましょう。

社内の人へは、退職を報告するというよりも、
「最後のあいさつ」に近いものなので、勤務最終日に送るのが一般的です。
しかし、会社特有の慣例がある場合があるので、
これまでの先輩方などから受け取った、あいさつメールを参考にするといいでしょう。

メールを送るときの注意点として、必ず送り先をBCCで送付しましょう。
TOやCCでは他のメールアドレスが見えてしまうので気をつけましょう。

ここでも退職理由は、「一身上の都合」が基本です。
また会社の愚痴や苦言は絶対に書かないようにしましょう。

<社外の人への退職の挨拶>

社内へ送る退職メールと、社外へ送る退職メールは意味合いが違ってきます。
社外には会社の信用を損ねない事、不安や不満を残さない事が鉄則です。

書き方3つのポイントについて解説します。

・退職日を明記する

退職日が一週間後なのか一ヶ月後なのかで先方の優先順位も変わってくるので、必ず明記しましょう。

・後任者や引き継ぎについて明記する

本来であれば後任者と一緒に直接あいさつに行くのがベストですが、それができない場合はメールの中で名前を伝えておきましょう。

・私用の連絡先などは書かない事

あくまで会社を通しての関係なので一線を引いておきましょう。
また、転職先や退職理由などを書く事も、会社やあなた自身の信用を損ねる事になるのでやめておきましょう。

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4.退職後にしなければならないこと5つ

退職後にするべきことはたくさんあります。
今までは会社の総務や人事がやってくれていた手続きを、退職後は全て自分でやることになるのです。
代表的なものを5つご紹介します。

4-1.書類関係〜返却するもの、もらうもの〜

まずは会社を退職するにあたり、
「会社に返却するもの」と、退職後に「手続きをするために会社からもらう書類」について紹介します。

<退職時に会社に返却するもの>

・健康保険被保険証

・制服やロゴの入った作業着

・社員証やIDカード

・定期券(退職日に期間途中でも返却)

・名刺

・事務用品などの備品

・パソコン(中身をきれいにして返却)

<退職時に会社からもらう書類>

・年金手帳

・源泉徴収票

・雇用保険被保険者票

・離職票

4-2.失業保険の申請を忘れずに

失業保険をもらうためには、ハローワークで求職の申し込みをし、
就職活動をしても勤め先が決まらない「失業の状態」であることが条件です。
会社を退職後、すぐに転職しないのであれば、住まいを管轄するハローワークに求職の申し込みをしましょう。

4-3.絶対にしないといけない年金の手続き

60歳まで国民年金に加入するのは国民の義務です。
会社を退職後、すぐに転職をしない場合は、短い期間でも国民年金に入ることになります。
退職日から14日以内に、住まいの市区町村の国民年金窓口での手続きを忘れずに行いましょう。

4-4.自分にあった健康保険を!

退職後の健康保険は、自分で健康保険制度を選び、自分で加入しなければなりません。
また、申請期間が短いものもあるので早めに準備をしておきましょう。
退職後に加入できる健康保険は3パターンで、

・任意継続被保険者制度を使う

・配偶者や親の扶養になってその人の健康保険に入る

・国民健康保険に入る

です。
どの健康保険に加入しても、
医療費の3割負担は変わらないので保険料が安いところを選ぶと良いでしょう。

4-5.国民の義務である税金の納め方

退職後の「所得税」と「住民税」の払い方について解説します。

<所得税>

所得税はあらかじめ年収を想定し、それを月割りにして給料から差し引かれています。
年の途中で退職し、その後、年内に再就職しない場合は所得税を多く納めていることになります。
余分に納めた所得税は確定申告によって戻してもらうことができます。

<住民税>

住民税は退職した時期によって納めかたが違います。

・1〜5月に退職した場合

前々年の所得に対して課された税額のうち、
5月までに納めるべき残額を退職時に一括で支払います。

・6〜12月に退職した場合

前年の所得に対して課された税額のうち、翌年5月までに納めるべき残額を、
退職時に最終月の給与や退職金から一括で支払うのが一般的です。

5.まとめ

現在の会社を退職することを決めた理由はそれぞれあると思います。
その中には、少なからず職場環境に不満を抱えている人がほとんどでしょう。

しかし、不平不満を全て話す必要はないですし、
話してしまっては円満退社というわけにはいかないでしょう。
ポイントとしては、「個人的な理由」を退職理由として話しましょう。

例えば、
「キャリアアップをする為に新たな環境でチャレンジしたい」
「○○に興味があり、それに関わる仕事がしたい」
など、夢の実現など前向きな退職理由の方が納得して送り出してくれるでしょう。

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