退職時の挨拶メールはこれで完璧!【社内・上司・社外】別に例文有!

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退職が決まり、退職の挨拶で送るメールの文面に困っている人も多いのではないでしょうか?

お世話になった方々や、目上の方にお礼を伝えるメールだからこそ、余計に悩みますよね。

マナーをしっかり守って、感謝の気持ちを伝えることは大切です。

今回は、退職の挨拶で送るメールのマナーやポイント、文例をご紹介していきます。

また、退職メールに関わる素朴な疑問についてもご紹介していきます。

1.退職の挨拶メール<マナー・ポイント

メールの文例をご紹介する前に、退職メールを送信する日やポイント、マナーについてお伝えします。

退職の挨拶メールは、お世話になった方々に感謝の気持ちや、お礼を伝えるための行動です。

懇意にしていただいた人たちに送るメールなので、最終日に失敗しないためにもビジネスマナーはしっかり守りましょう。

<メールを送信するのは最終出勤日!>

社内への退職メールの送信日は一般的には最終出勤日です。

※退職日までに有給消化をされる方は、有給休暇に入る前日の出勤日に送信します。
※退職日は雇用契約が終了する日です。最終出社日とは異なるため、注意が必要です。

取引先や関連企業への退職メールは退職日の2週間~3週間前に送信しましょう。

退職メールの送信前後には、後任者の紹介・引き継ぎも含め、直接挨拶に出向きましょう。

<送るタイミングは終業1時間前に!>

最終出勤日の終業1時間前を目処に挨拶メールを送信しましょう。

午前9時~11時、午後1時~4時までは重要メールのやりとりが頻繁に行われる時間帯です。

これらの時間帯、定時間近のやり取りは業務上に支障しますので、なるべく避けましょう。

<メールを送る相手は?>

退職の挨拶メールを送信する相手は以下の人たちが一般的です。

  • 同じ部署の方
  • 社内他部署の方(関わりがあった人)
  • 取引先などの社外の方

仕事上で関わってきた人が多い場合は、退職メールを一斉送信しても問題ありません。

しかし、直属の上司や、仲の良かった同僚、関わりの深かった関連部署の担当者には、個別に送信することが望ましいでしょう。

一斉送信する際の注意ポイント

  • To.に自分のメールアドレスを入れる
  • Bcc.に送信先のアドレスを全て入れる

個別で送信する場合は「To.に宛先のメールアドレスを入れ、Cc. やBcc.は使用しない」ことがマナーです。

2. 絶対に外さない退職挨拶メール!

そのまま使える退職時の挨拶メールを、

  1. 社内向け(一括送信)
  2. 上司やお世話になった人向け(個別用)
  3. 社外向け

と3つのテンプレートに分けて、ご紹介していきます!

社内外、上司(個別用)問わず、以下のポイントに注意しましょう。

ポイント!

  • 件名は「退職のご挨拶」とし、件名だけで用件が分かるようにする。
  • 退職理由は「一身上の都合」に統一
    結婚・出産などおめでたい理由の場合はその旨を記載しましょう。
  • どんなに親しい人でも、会社の愚痴や苦言などは入れない。
  • 退社後の連絡先を記載する方もいらっしゃいますが、会社の業務内容や転職先によっては「顧客情報の不正利用」と判断される場合もえられます。退社後の連絡先を記載する際は直属の上司、または人事部と相談しておきましょう

2-1.【社内向け(一斉送信)

件名 退職のご挨拶 ○○(名前)

本文

○○部の皆様
お疲れ様です。○○です。

この度、一身上の都合により月末で退社することになり、
本日が最終出勤日となりました。

本来ならば直接ご挨拶したかったのですが、
お会いできない方も多数おられるのでメールでのご挨拶にて失礼いたします。

これまで何かと至らぬ点もあったかと思いますが、
お世話になり本当にありがとうございました。

また、業務を通して多くの方々と関わり、たくさんのことを学ばせて頂きました。

今後私の業務は○○さんに引き継いでいただくことになりましたので、よろしくお願い致します。

最後になりましたが、皆様のさらなるご健勝とご活躍を心よりお祈り申し上げます。
今まで、本当にありがとうございました。

今後の連絡先は下記になりますので、
何かありましたらこちらへご連絡いただけると幸いです。

メールアドレス:~~@.com
携帯番号:090-××××-××××

2-2.【上司やお世話になった人向け(個別)】

件名 退職のご挨拶 ○○(名前)

本文

××部 △△

お疲れ様です。◇◇部の○○です。

先ほどは貴重なお時間を頂戴し、ありがとうございました。

ご挨拶にお伺いさせていただいたとおり、本日が最後の出社日となります。

△△部長には入社当初から年間丁寧なご指導、
ご鞭撻をして頂き、多くのことを学ばせて頂いたこと大変感謝しております。

今までの貴重な経験を今後の人生に活かして、励んで参りたいと思っています。

最後になりましたが、皆様のさらなるご健勝とご活躍をお祈り申し上げます。
今まで、本当にありがとうございました。

今後の連絡先は下記になりますので、何かありましたらこちらへご連絡いただけると幸いです。

メールアドレス:~~@.com
携帯番号:090-××××-××××

ポイント!
個別に送るメールには、仕事でのエピソーや思い出話を入れても良いでしょう愚痴や苦言にならないように気をつけましょう。

2-3【社外向け】

件名 退職のご挨拶

本文

株式会社△△
◇◇ ◇◇

お世話になっております。
株式会社●● ◎◎部の○○です。

この度、一身上の都合により
××日をもちまして退職することになりました。

本来であれば、伺ってご挨拶すべきところですが、
急なご連絡となり大変失礼いたしました。

今まで◇◇様には大変お世話になり、
誠にありがとうございました。

後任は、同じ部署の▲▲が務めさせていただきます。
後日改めて、▲▲とご挨拶に伺いますので、
変わらぬご指導の程よろしくお願い申し上げます。

末筆ながら、貴社のご発展と◇◇様のますますのご活躍を心よりお祈り申し上げます。

※後任者紹介の挨拶に伺えない場合はその旨を伝えてください。

ポイント!

  • いつ退職するのか
  • お世話になったことのお礼
  • 後任者の紹介

これらのテンプレートをぜひ参考にして考えてみてください。

そのまま使うのではなく、あなた独自の文章で感謝の気持ちを伝えることを心がけましょう。

3.退職メールに関する素朴な疑問

退職メールは、仕事上で関わった人全てに漏れなく送信できるため、多くの人が利用しています。

一方で、退職メールを受け取った場合や、メールの代わりにチャット形式のコミュニケーションツールを使用している場合の対応など、退職メールに関する素朴な疑問も増えています。

今回は退職メールに関する素朴な疑問を解決いたします。

3-1.退職メールへの返信は必要ない

退職メールを受け取った場合、基本的に返信する必要はありません。

退職する方は多くの人に退職の挨拶メールを送っているため、返信してしまうことで、返って、作業を増やしてしまう可能性があります。

退職の挨拶メールの送信後、直接挨拶に来られることが一般的ですので、メールでの返信はせずに、挨拶に来られた際に労いの言葉を伝えましょう。

3-2.スピーチや電話による退職の挨拶について

最終出勤日や退職日にスピーチの場を設けてくれる会社も存在します。

また、業務の引き継ぎや退職の準備により、取引先に直接ご挨拶に出向けない場合は、取り急ぎ、電話で退職の旨をお伝えしましょう。

しかし、スピーチや電話で退職の挨拶を済ませたとしてもきちんと退職メールは送らなければいけません。

外出などでスピーチを聞けなかった同僚に対する配慮はもちろん、メール・電話両方で退職の旨を伝えることは、取引先を安心させることにもつながります。

3-3.チャット形式のコミュニケーションツールも基本は同じ

IT企業をはじめとした、ベンチャー企業や中小企業では、社内での連絡をメールの代わりにチャット形式のコミュニケーションツール(社内SNSや掲示板など)を使っているケースが増えています。

しかし、連絡形式が変わったとしても退職メールに関する基本は変わりません。

メールの件名の代わりに、【退職のご挨拶】などタイトルをつけた上で、退職の旨を伝えるようにしましょう。

4.お世話になった人に挨拶まわり

どんな人でも「最終出勤日はお互い気持ちよく終わりたい」と願う方がほとんどです。

退職の挨拶メールを済ませた後は、ぜひ直接お礼を伝えるようにしましょう。

1人ひとりに挨拶まわりをすることで、より感謝の気持ちを伝えられます。

今回はお世話になった人達への挨拶まわりのポイントをご紹介いたします。

菓子折りを用意ましょう
感謝の気持ちを形であらわすために、1人ひとりのデスクを回って、お礼を伝えながら、お菓子を手渡しすることが一般的です。

【一人ひとり菓子折りを渡せない場合】
人数が多く、1人ひとりに渡せない場合や、渡せる雰囲気でない場合は、部署の共有スペースや、給湯室などに置いておきましょう。

その場合、上司の方に「皆さんで召し上がってください」と伝え、誰からの差し入れか分かるように、

「今までお世話になりました。みなさんで召し上がってください。○○(名前)」

というメモをつけておくと良いでしょう。。

お菓子を選ぶポイント
菓子折りを選ぶ際は、以下のポイントに注意しましょう。

  • 個包装されているものを選ぶ
  • できるだけ日持ちするものを選ぶ
  • 予算は3,000円程度が相場です
  • 手が汚れやすい、食べこぼしが発生しそうなお菓子は選ばない
  • 食べるのに手間がかかるものは避ける

菓子折りは、高価なものを用意する必要はありません。

「感謝の気持ちを伝える」ことが最も大切です。

最終出社日の手続きを確認
会社によっては、最終出勤日の決まり事や退職の手続きが発生する場合があります。

手続きが煩雑になった場合、直接の挨拶ができなくなってしまう可能性が考えられます。

そのため、最終日は直属の上司に、1日の流れを事前に確認し、早めに最終日の計画を立てておきましょう。

退職時に渡すお菓子については、下記の記事でご紹介していますので、ぜひ参考にしてみてください!

退職の挨拶で渡したい!実際に評判が良かったおすすめのお菓子5選!

5.まとめ

最後の挨拶も社会人のマナーの一環です。

しかし、形式に捉われ過ぎずに、今までお世話になった感謝の気持ちをしっかりと伝えることも大切です。

世間は狭く、退職後も会社の方や関係者の方とどこかで関わりを持つかもしれません。

良い印象で最終出勤日を終えられるように、最後まで気を抜かずに勤めましょう。

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